2015년 직원의 30% 스마트워크 목표
비용 절감ㆍ생산성 향상 등 장점 불구
민간부문 전자문서 활용도 높지 않아
동일한 법적 효력ㆍ보안 등 노력 필요
비용 절감ㆍ생산성 향상 등 장점 불구
민간부문 전자문서 활용도 높지 않아
동일한 법적 효력ㆍ보안 등 노력 필요
시간, 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서든 일하는 이른바 `스마트워크' 시대가 왔다.
그동안 외국계 기업을 중심으로 도입됐던 스마트워크는 국내 대기업으로 확산됐고, 정부도 효율을 높일 수 있는 스마트워크에 관심을 가지고 있다.
정부는 스마트워크를 국가전략과제로 추진하고 오는 2015년까지 직원의 30%가 사무실에 출근하지 않고도 일할 수 있게 만들 계획이라고 발표한 바 있다. 이에 미래창조과학부는 민간에 스마트워크를 확산시키기 위해 스마트워크 포털 시스템을 개설해 지난 11월부터 운영 중이다.
언제 어디서든 유연하게 업무가 가능한 스마트워크가 구현되기 위해서는 문서중심으로 업무가 진행됐던 기존 방식이 아닌 종이가 없는(paperless) 업무 환경이 기초가 돼야 한다.
하지만 문서를 둘러싼 우리나라 기업문화는 아직 스마트업무 환경을 따라가지 못하고 있는 것으로 보인다.
정보통신산업진흥원이 지난 1월에 발표한 조사에 따르면 국내 전자문서 이용률은 2012년 38.2%에서 2013년 43.1%로 증가했으나, 대외 거래ㆍ서비스 업무 분야에 사용되는 문서 중 30.2% 가량이 여전히 종이문서로 유통되는 것으로 나타났다.
국내 전자문서 시장 조사 결과에 따르면, 지난해 전체 전자문서 산업의 규모는 약 5조 4000억원 규모로, 2011년 3조8208억원, 2012년 4조8560억원에서 지속적인 성장을 거두고 있다.
이처럼 국내 전자문서 시장이 확산되는 것은, 전자문서를 도입했을 때 얻을 수 있는 장점이 크기 때문이다. 이전에 비해 전자문서의 효력, 문화 및 인식의 문제가 보다 실질적이고 구체적인 문제로 전환되면서 관련 시장이 커지고 있지만, 아직까지 민간 부문에서의 전자문서 활용은 업계 예상보다 높지 않다. 또, 전자문서는 단순히 문서를 디지털화해서만 효과를 낼 수 없다. 전자문서 활용을 극대화할 수 있도록 인증, 관리 등 지원 프로그램이 필요하다.
그렇다면 문서 중심의 업무에서 전자문서로 바뀌었을 때, 업무에는 얼마나 변화가 있을까?
2013년 어도비시스템즈가 발표한 1051명의 미국 사무직 관리자를 대상으로 한 조사에 따르면, 종이문서 업무의 단점으로 1위가 `계약서의 분실 위험(56%)'이었고, 그 뒤를 `보관할 공간의 제한(53%)', `환경오염(48%)', `높은 비용(47%)'이 이어 종이 중심 업무에 대한 사무직 근로자들의 애로 사항을 드러냈다. 특히 종이계약서로 거래을 하면 계약상대방이 계약서를 일방적으로 수정하지 않을 것이라고 확신한다고 답한 이들은 응답자의 30%에 불과해, 종이계약서가 가지는 신뢰도가 낮음을 드러냈다.
전자문서는 이러한 종이문서의 비효율성과 비생산성을 보완해 보다 믿을 수 있는 스마트워크 환경을 완성시킨다. 어도비 조사에 따르면 응답자의 61%가 디지털문서가 `비용을 절약할 수 있다'고 답했으며, 32%가 `신규 사업 유치에 도움을 준다`고 답했다. 또한 응답자의 과반수가 디지털문서가 주는 프로세스 상의 간편함과 생산성을 인정했는데, 53%의 응답자가 디지털문서를 통해 업무를 단순화할 수 있고, 51%는 문서 관리가 용이하다고 응답했다.
업계에서는 전자문서가 확산되기 위해서는 관련 솔루션과 더불어 종이문서와 동일한 법적 효력에 대한 보안, 홍보 등 다양한 부문의 노력이 필요하다고 보고 있다. 또, 종이문서의 전자문서 전환은 시간과 비용 뿐 아니라 환경문제까지 해결할 수 있는 기술로 꼽히고 있다.
글로벌 전자문서 솔루션 업체 지준영 한국어도비시스템즈 대표는 "IT기술과 모바일 기기의 발달은 `스마트워크'의 확산을 촉진시키고 있다"며 "전자문서 솔루션은 효율적인 디지털문서 지원을 통해 종이문서가 가진 비생산성을 극복하고, 편리하고 비용절감 가능한 업무 방식을 제공하고 있다"고 말했다. 또, 국내 많은 기업들이 어도비 애크로뱃과 같은 전자문서 솔루션을 통해 스마트 업무 환경을 구축해, 차원 높은 디지털 문서 환경을 구축하고 있다고 설명했다.
이형근기자 bass007@
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그동안 외국계 기업을 중심으로 도입됐던 스마트워크는 국내 대기업으로 확산됐고, 정부도 효율을 높일 수 있는 스마트워크에 관심을 가지고 있다.
정부는 스마트워크를 국가전략과제로 추진하고 오는 2015년까지 직원의 30%가 사무실에 출근하지 않고도 일할 수 있게 만들 계획이라고 발표한 바 있다. 이에 미래창조과학부는 민간에 스마트워크를 확산시키기 위해 스마트워크 포털 시스템을 개설해 지난 11월부터 운영 중이다.
언제 어디서든 유연하게 업무가 가능한 스마트워크가 구현되기 위해서는 문서중심으로 업무가 진행됐던 기존 방식이 아닌 종이가 없는(paperless) 업무 환경이 기초가 돼야 한다.
하지만 문서를 둘러싼 우리나라 기업문화는 아직 스마트업무 환경을 따라가지 못하고 있는 것으로 보인다.
정보통신산업진흥원이 지난 1월에 발표한 조사에 따르면 국내 전자문서 이용률은 2012년 38.2%에서 2013년 43.1%로 증가했으나, 대외 거래ㆍ서비스 업무 분야에 사용되는 문서 중 30.2% 가량이 여전히 종이문서로 유통되는 것으로 나타났다.
국내 전자문서 시장 조사 결과에 따르면, 지난해 전체 전자문서 산업의 규모는 약 5조 4000억원 규모로, 2011년 3조8208억원, 2012년 4조8560억원에서 지속적인 성장을 거두고 있다.
이처럼 국내 전자문서 시장이 확산되는 것은, 전자문서를 도입했을 때 얻을 수 있는 장점이 크기 때문이다. 이전에 비해 전자문서의 효력, 문화 및 인식의 문제가 보다 실질적이고 구체적인 문제로 전환되면서 관련 시장이 커지고 있지만, 아직까지 민간 부문에서의 전자문서 활용은 업계 예상보다 높지 않다. 또, 전자문서는 단순히 문서를 디지털화해서만 효과를 낼 수 없다. 전자문서 활용을 극대화할 수 있도록 인증, 관리 등 지원 프로그램이 필요하다.
그렇다면 문서 중심의 업무에서 전자문서로 바뀌었을 때, 업무에는 얼마나 변화가 있을까?
2013년 어도비시스템즈가 발표한 1051명의 미국 사무직 관리자를 대상으로 한 조사에 따르면, 종이문서 업무의 단점으로 1위가 `계약서의 분실 위험(56%)'이었고, 그 뒤를 `보관할 공간의 제한(53%)', `환경오염(48%)', `높은 비용(47%)'이 이어 종이 중심 업무에 대한 사무직 근로자들의 애로 사항을 드러냈다. 특히 종이계약서로 거래을 하면 계약상대방이 계약서를 일방적으로 수정하지 않을 것이라고 확신한다고 답한 이들은 응답자의 30%에 불과해, 종이계약서가 가지는 신뢰도가 낮음을 드러냈다.
전자문서는 이러한 종이문서의 비효율성과 비생산성을 보완해 보다 믿을 수 있는 스마트워크 환경을 완성시킨다. 어도비 조사에 따르면 응답자의 61%가 디지털문서가 `비용을 절약할 수 있다'고 답했으며, 32%가 `신규 사업 유치에 도움을 준다`고 답했다. 또한 응답자의 과반수가 디지털문서가 주는 프로세스 상의 간편함과 생산성을 인정했는데, 53%의 응답자가 디지털문서를 통해 업무를 단순화할 수 있고, 51%는 문서 관리가 용이하다고 응답했다.
업계에서는 전자문서가 확산되기 위해서는 관련 솔루션과 더불어 종이문서와 동일한 법적 효력에 대한 보안, 홍보 등 다양한 부문의 노력이 필요하다고 보고 있다. 또, 종이문서의 전자문서 전환은 시간과 비용 뿐 아니라 환경문제까지 해결할 수 있는 기술로 꼽히고 있다.
글로벌 전자문서 솔루션 업체 지준영 한국어도비시스템즈 대표는 "IT기술과 모바일 기기의 발달은 `스마트워크'의 확산을 촉진시키고 있다"며 "전자문서 솔루션은 효율적인 디지털문서 지원을 통해 종이문서가 가진 비생산성을 극복하고, 편리하고 비용절감 가능한 업무 방식을 제공하고 있다"고 말했다. 또, 국내 많은 기업들이 어도비 애크로뱃과 같은 전자문서 솔루션을 통해 스마트 업무 환경을 구축해, 차원 높은 디지털 문서 환경을 구축하고 있다고 설명했다.
이형근기자 bass007@
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