'PLUS' 내년까지 전국지점 확대 적용
금전손실 예방ㆍ감사업무 개선 등 기대
금전손실 예방ㆍ감사업무 개선 등 기대
■ 신용보증기금 'EDMS' 본격 가동
기업의 재무담당자가 보증기금의 여느 지점을 방문하면 직원이 서류철이 가득한 서고에 가 해당 기업의 서류를 찾는다. 필요한 서류철을 찾은 직원은 자리로 돌아와 한쪽엔 대출 관련 시스템 화면을 띄워놓고 다른 한쪽엔 두툼한 서류철을 넘겨가면서 상담을 시작한다. 기업 업무 담당자는 미리 준비해 온 묵직한 서류 봉투를 꺼내놓는다.
보증기관의 일상적인 풍경이지만 이달부터 신용보증기금의 일선 창구는 새롭게 탈바꿈한다.
담당자 책상은 두툼한 서류철 대신 새로운 모니터가 놓여지고 여기에 해당 기업의 서류가 전자화된 이미지로 즉시 출력된다. 종이로 출력해 제출했던 서류들은 이미 전자문서로 접수됐고 기업 재무담당자는 최소한의 서류작성을 통해 보증을 받을 수 있게 된다. 이곳저곳을 직접 방문해야 했던 번거로움도 크게 줄어든다.
신용보증기금(이사장 안택수, 이하 신보)이 7월부터 전자문서관리시스템(EDMS)을 본격 가동한다. `PLUS(PaperLess United System)'로 명명된 이 시스템은 지난 5월 시스템 개발을 완료하고 내년까지 신보의 전국 86개 지점에 확대 적용된다.
PLUS는 크게 EDMS와 디지털 팩스관리시스템(FMS), 스캐너로 구성된다.
EDMS는 디지털 형식으로 존재하는 모든 유형의 전자문서를 저장, 관리하고 사용자 PC를 통해 이를 검색, 조회하는 시스템으로 신보 내부의 사용자는 물론 외부 금융기관들과도 정보를 공유할 수 있도록 개발됐다. FMS는 기존의 종이 형태 팩스 문서를 전자문서로 송수신할 수 있으며 EDMS와 연동돼 자동 저장된다. 스캐너는 기존에 보관하고 있는 종이문서들을 전자화하기 위한 필수 장비로 328대가 각 지점에 지급돼 향후 접수되는 새로운 종이문서들도 현장에서 곧바로 전자문서화 된다. 프린터 출력물과 웹 화면도 이미지 캡처 기능을 통해 전자문서로 자동 저장된다.
PLUS 구축에는 2012년까지 총 54억원이 투입된다. 시스템 구축에 가장 많은 29억5000만원이 쓰이고 기존 서류의 문서전자화에 16억5000만원, 전산 인프라 추가 구축에 8억원 등이 소요될 전망이다.
그러나 신보는 서류 보관 비용 절감, 생산성 향상, 팩스 비용 절감 등을 통해 연간 19억 7900만원의 비용효과를 기대하고 있다. 2억원 정도의 운영비용을 고려해도 5년 기준 투자대비효과(ROI)가 140.5%에 달한다고 신보측은 설명했다.
PLUS 구축의 효과는 단순히 비용으로 계산할 수 있는 것뿐만이 아니다. PLUS는 구미에 위치한 전산재해복구센터와 연결돼 있다. 재해나 재난, 분실 등으로 주센터의 심각한 이상이 발생한 경우 구미센터의 데이터를 이용해 업무를 연속해서 처리할 수 있다. 보증 업무 특성상 서류의 분실이나 훼손 등으로 발생할 수 있는 금전적인 손실도 예방할 수 있을 것으로 신보는 기대하고 있다.
전자문서로 수집된 자료의 활용성은 더욱 커진다. 이미지화된 자료를 본부의 심사업무에 활용할 경우 영업점이 별도의 자료를 제출할 필요가 없고 특히 사내변호사를 통한 소송업무 진행시 영업점 서류 제출 절차를 생략할 수 있어 영업점의 업무를 덜 수 있다. 이미지 파일 만으로도 현장 감사를 대체할 수 있어 내부 감사업무도 개선될 것으로 신보는 기대하고 있다.
PLUS는 EDMS를 기업금융에 적용한 사례로도 주목받고 있다. 많은 금융기관이 EDMS를 활용하고 있지만 대부분 `개인금융'에만 적용했을 뿐 기업금융에 본격적으로 적용한 사례는 거의 없었다. 서식의 종류가 다양해 표준화가 어렵고 대용량 전자문서를 조회하는데 많은 시간이 걸리기 때문이다.
PLUS도 초기에는 비슷한 난관에 부딪혔다. 특히 신보는 유사한 서류가 많고 다양한 규모와 업종의 기업을 상대하다 보니 서류 양식 종류가 일반 금융기관 대비 수십배에 달한다. 따라서 신보는 서식 이름을 5000여가지로 정리한 후 2D 바코드를 삽입해 자동인식하는 방법으로 대안을 찾았다. 속도 문제는 기존 다운로드 방식의 경우 400페이지짜리 채권철 3권을 조회하는데 15분이 걸렸지만 스트리밍 방식을 적용해 단 1.6초만에 조회가 되도록 했다.
신보는 향후 PLUS를 지속적으로 고도화해 나간다는 구상이다. 무엇보다 기존 문서의 전자화 작업에 속도를 낸다. 2250만장에 달하는 기존 보증 중요서류와 구상채권 서류 일체가 내년 말까지 전자문서화 된다. 연간 2658만장에 달하는 신규 발생 문서들은 지점에서 곧바로 스캔해 EDMS에 저장된다.
신보의 기간계 시스템인 오아시스(OASIS)와 연계도 강화된다. 이미지 문서조회 기반의 심사업무 프로세스를 구축해 보증, 관리, 보험 업무에서 관련 이미지 문서를 일일이 검색하지 않고도 자동으로 조회할 수 있게 된다.
개발 단계부터 공인전자문서보관서와 연계를 고려해 향후 전자문서의 법적 구속력이 갖춰질 경우 즉각 시행에 나설 수 있도록 했다. 다른 금융기관의 EDMS와도 연계를 강화해 타 기관의 이미지파일을 온라인으로 수신해 신보의 EDMS에서 활용하거나 그 반대도 가능하도록 추진할 예정이다.
안택수 신용보증기금 이사장은 "신용보증 부문에서 EDMS를 전면 도입한 것은 신보가 처음"이라며 "`페이퍼리스(종이없는) 신보'를 통해 정책금융 부문에서 저탄소 녹색성장의 롤 모델을 구현해 나갈 것"이라고 말했다.
박상훈기자 nanugi@
기업의 재무담당자가 보증기금의 여느 지점을 방문하면 직원이 서류철이 가득한 서고에 가 해당 기업의 서류를 찾는다. 필요한 서류철을 찾은 직원은 자리로 돌아와 한쪽엔 대출 관련 시스템 화면을 띄워놓고 다른 한쪽엔 두툼한 서류철을 넘겨가면서 상담을 시작한다. 기업 업무 담당자는 미리 준비해 온 묵직한 서류 봉투를 꺼내놓는다.
보증기관의 일상적인 풍경이지만 이달부터 신용보증기금의 일선 창구는 새롭게 탈바꿈한다.
담당자 책상은 두툼한 서류철 대신 새로운 모니터가 놓여지고 여기에 해당 기업의 서류가 전자화된 이미지로 즉시 출력된다. 종이로 출력해 제출했던 서류들은 이미 전자문서로 접수됐고 기업 재무담당자는 최소한의 서류작성을 통해 보증을 받을 수 있게 된다. 이곳저곳을 직접 방문해야 했던 번거로움도 크게 줄어든다.
신용보증기금(이사장 안택수, 이하 신보)이 7월부터 전자문서관리시스템(EDMS)을 본격 가동한다. `PLUS(PaperLess United System)'로 명명된 이 시스템은 지난 5월 시스템 개발을 완료하고 내년까지 신보의 전국 86개 지점에 확대 적용된다.
PLUS는 크게 EDMS와 디지털 팩스관리시스템(FMS), 스캐너로 구성된다.
EDMS는 디지털 형식으로 존재하는 모든 유형의 전자문서를 저장, 관리하고 사용자 PC를 통해 이를 검색, 조회하는 시스템으로 신보 내부의 사용자는 물론 외부 금융기관들과도 정보를 공유할 수 있도록 개발됐다. FMS는 기존의 종이 형태 팩스 문서를 전자문서로 송수신할 수 있으며 EDMS와 연동돼 자동 저장된다. 스캐너는 기존에 보관하고 있는 종이문서들을 전자화하기 위한 필수 장비로 328대가 각 지점에 지급돼 향후 접수되는 새로운 종이문서들도 현장에서 곧바로 전자문서화 된다. 프린터 출력물과 웹 화면도 이미지 캡처 기능을 통해 전자문서로 자동 저장된다.
PLUS 구축에는 2012년까지 총 54억원이 투입된다. 시스템 구축에 가장 많은 29억5000만원이 쓰이고 기존 서류의 문서전자화에 16억5000만원, 전산 인프라 추가 구축에 8억원 등이 소요될 전망이다.
그러나 신보는 서류 보관 비용 절감, 생산성 향상, 팩스 비용 절감 등을 통해 연간 19억 7900만원의 비용효과를 기대하고 있다. 2억원 정도의 운영비용을 고려해도 5년 기준 투자대비효과(ROI)가 140.5%에 달한다고 신보측은 설명했다.
PLUS 구축의 효과는 단순히 비용으로 계산할 수 있는 것뿐만이 아니다. PLUS는 구미에 위치한 전산재해복구센터와 연결돼 있다. 재해나 재난, 분실 등으로 주센터의 심각한 이상이 발생한 경우 구미센터의 데이터를 이용해 업무를 연속해서 처리할 수 있다. 보증 업무 특성상 서류의 분실이나 훼손 등으로 발생할 수 있는 금전적인 손실도 예방할 수 있을 것으로 신보는 기대하고 있다.
전자문서로 수집된 자료의 활용성은 더욱 커진다. 이미지화된 자료를 본부의 심사업무에 활용할 경우 영업점이 별도의 자료를 제출할 필요가 없고 특히 사내변호사를 통한 소송업무 진행시 영업점 서류 제출 절차를 생략할 수 있어 영업점의 업무를 덜 수 있다. 이미지 파일 만으로도 현장 감사를 대체할 수 있어 내부 감사업무도 개선될 것으로 신보는 기대하고 있다.
PLUS는 EDMS를 기업금융에 적용한 사례로도 주목받고 있다. 많은 금융기관이 EDMS를 활용하고 있지만 대부분 `개인금융'에만 적용했을 뿐 기업금융에 본격적으로 적용한 사례는 거의 없었다. 서식의 종류가 다양해 표준화가 어렵고 대용량 전자문서를 조회하는데 많은 시간이 걸리기 때문이다.
PLUS도 초기에는 비슷한 난관에 부딪혔다. 특히 신보는 유사한 서류가 많고 다양한 규모와 업종의 기업을 상대하다 보니 서류 양식 종류가 일반 금융기관 대비 수십배에 달한다. 따라서 신보는 서식 이름을 5000여가지로 정리한 후 2D 바코드를 삽입해 자동인식하는 방법으로 대안을 찾았다. 속도 문제는 기존 다운로드 방식의 경우 400페이지짜리 채권철 3권을 조회하는데 15분이 걸렸지만 스트리밍 방식을 적용해 단 1.6초만에 조회가 되도록 했다.
신보는 향후 PLUS를 지속적으로 고도화해 나간다는 구상이다. 무엇보다 기존 문서의 전자화 작업에 속도를 낸다. 2250만장에 달하는 기존 보증 중요서류와 구상채권 서류 일체가 내년 말까지 전자문서화 된다. 연간 2658만장에 달하는 신규 발생 문서들은 지점에서 곧바로 스캔해 EDMS에 저장된다.
신보의 기간계 시스템인 오아시스(OASIS)와 연계도 강화된다. 이미지 문서조회 기반의 심사업무 프로세스를 구축해 보증, 관리, 보험 업무에서 관련 이미지 문서를 일일이 검색하지 않고도 자동으로 조회할 수 있게 된다.
개발 단계부터 공인전자문서보관서와 연계를 고려해 향후 전자문서의 법적 구속력이 갖춰질 경우 즉각 시행에 나설 수 있도록 했다. 다른 금융기관의 EDMS와도 연계를 강화해 타 기관의 이미지파일을 온라인으로 수신해 신보의 EDMS에서 활용하거나 그 반대도 가능하도록 추진할 예정이다.
안택수 신용보증기금 이사장은 "신용보증 부문에서 EDMS를 전면 도입한 것은 신보가 처음"이라며 "`페이퍼리스(종이없는) 신보'를 통해 정책금융 부문에서 저탄소 녹색성장의 롤 모델을 구현해 나갈 것"이라고 말했다.
박상훈기자 nanugi@
