중요한 데이터 보관부터 쓸모없는 문서 폐기까지 기업의 방대한 콘텐츠 `스마트 관리`
전사적 콘텐츠 관리(Enterprise Content Management ECM)는 조직 내의 처리 업무에 관한 콘텐츠나 문서를 보관ㆍ전달ㆍ관리에 이용하는 기술입니다.
ECM은 조직 내 처리 업무에 관한 콘텐츠나 문서를 보존, 보관, 전달하는 데에 이용하는 기술로 활용되는 도구와 방식은 조직 내의 비구조화 정보가 어디에 보관돼 있더라도 관리할 수 있는 형태로 돼 있어야 하는 환경으로 만들어 줍니다.
그동안 기록문서 경우 종이나 디지털 매체 경우에도 한정적인 접속이 가능한 물리적인 매체에 저장됐습니다. 하지만 최근에는 인터넷과 사내 통신망 등을 통해 접속이 가능하고, 모바일 기기로 접속이 가능한 형태까지 확대되고 있습니다.
ECM은 기록문서 관리와 문서 관리의 영역을 포함하는 것을 나타내고 있습니다. 또, 최종적으로 ECM은 기록문서의 보관이나 감사, 지식 공유, 콘텐츠의 개인으로의 이용이나 표준화 등의 업무 과정을 총괄하는 개념으로 역할을 하고 있습니다.
ECM은 기업 콘텐츠 관리, 웹 콘텐츠 관리(WCM), 콘텐츠 전달이나 디지털 자산관리를 포함해 용도에 따라서 다양한 형태로 표현됩니다.
인터넷이 등장하면서 콘텐츠의 접근, 유지, 관리가 더 쉽게 구현될 수 있기 때문에, 최근에는 모든 방식을 웹을 중심으로 하는 WCM이라는 단어도 많이 사용됩니다.
ECM와 최근 많이 사용되는 WCM의 차이는 제품과 기술, 사용상의 차이로 구분되지만 최근에는 서로 영역이 합쳐지고 있습니다. 이전까지 사내와 사외를 구분하는데는 많은 기술적인 장벽과 시간, 비용이 들여야했지만 최근에는 그 차이가 급격히 줄어들고 있기 때문입니다.
ECM의 가장 중요한 목적은 정보의 관리입니다. ECM을 구축하면 해당 정보를 활용할 수 있는 저장소의 역할을 하고, 정보를 활용하기 위해 필요한 중복 투자를 피할 수 있습니다. 하지만 다른 애플리케이션과 활용을 위해서 보안과 표준 인터페이스를 적용하는 것이 중요합니다. 사용과 관리에 따른 정보의 일관성을 제공해야 한다는 점도 구축시 중요하게 고려해야할 사항입니다.
그동안 ECM은 이메일이나 보고서 등 기업에서 업무 관련 콘텐츠를 저장하는 용도로 주로 사용됐습니다. 하지만 최근에는 기업과 관련된 소셜네트워크서비스 관련 자료와 업무 관련 멀티미디어 정보까지 ECM에서 관리해야 할 콘텐츠로 구분되고 있습니다.
또, 일본 지진 등을 통해 정보의 저장 개념이 특정 장소에서 클라우드 공간으로 확대된 것이 특징입니다. 그동안 ECM은 기업내 전산실에 나눠서 보관하거나 IDC에 저장했지만, 일본 지진의 경우처럼 한 지역이 재난을 당해서 정보 저장소가 제 기능을 발휘하지 못할 경우 정보의 지속적인 안정성을 보장할 수 없게 됩니다. 또, 기업 내부에서 검색과 활용이 가능한 범위를 넘어서 인터넷과 다양한 기기를 통해서 활용할 수 있는 모바일화도 빠르게 진행되고 있습니다.
그동안 데이터센터의 전자화와 종이문서의 디지털화를 중심으로 성장해온 ECM은 앞으로 클라우드와 모바일이라는 두가지 축으로 확대될 것으로 보입니다. 하지만 이런 편리한 기능이 추가되면 보안문제가 발생할 수 있고, 안정적인 서비스를 제공할 수 있는지 여부가 중요한 경쟁력이 되기 때문에 관련 시장도 앞으로 지속적으로 확대될 것으로 보입니다.
또, 기존 종이문서를 하드디스크드라이브에 저장한다고 해도 저장 수명이 있기 때문에 지속적인 유지보수 문제가 발생해 기업들에게는 단편적인 수익사업이 아니라 지속적으로 사업을 진행할 수 있다는 장점입니다.
문서의 저장과 관련해서 관련 법규를 통해 중요문서 경우에는 정부와 기업이 의무적으로 보관해야할 기간이 있으며, 저장된 정보를 활용해 회사 내외부 협업 기능을 확대할 수도 있는 등 ECM의 활용성은 높습니다.
국내 ECM 업체 중에는 아이온커뮤니케이션즈, 엑스소프트, 인지소프트, 사이버다임이 대표적이며, 외산업체 중에는 EMC, IBM이 ECM 전문업체로 꼽히고 있습니다.
이형근기자 bass007@
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ECM은 조직 내 처리 업무에 관한 콘텐츠나 문서를 보존, 보관, 전달하는 데에 이용하는 기술로 활용되는 도구와 방식은 조직 내의 비구조화 정보가 어디에 보관돼 있더라도 관리할 수 있는 형태로 돼 있어야 하는 환경으로 만들어 줍니다.
그동안 기록문서 경우 종이나 디지털 매체 경우에도 한정적인 접속이 가능한 물리적인 매체에 저장됐습니다. 하지만 최근에는 인터넷과 사내 통신망 등을 통해 접속이 가능하고, 모바일 기기로 접속이 가능한 형태까지 확대되고 있습니다.
ECM은 기록문서 관리와 문서 관리의 영역을 포함하는 것을 나타내고 있습니다. 또, 최종적으로 ECM은 기록문서의 보관이나 감사, 지식 공유, 콘텐츠의 개인으로의 이용이나 표준화 등의 업무 과정을 총괄하는 개념으로 역할을 하고 있습니다.
ECM은 기업 콘텐츠 관리, 웹 콘텐츠 관리(WCM), 콘텐츠 전달이나 디지털 자산관리를 포함해 용도에 따라서 다양한 형태로 표현됩니다.
인터넷이 등장하면서 콘텐츠의 접근, 유지, 관리가 더 쉽게 구현될 수 있기 때문에, 최근에는 모든 방식을 웹을 중심으로 하는 WCM이라는 단어도 많이 사용됩니다.
ECM와 최근 많이 사용되는 WCM의 차이는 제품과 기술, 사용상의 차이로 구분되지만 최근에는 서로 영역이 합쳐지고 있습니다. 이전까지 사내와 사외를 구분하는데는 많은 기술적인 장벽과 시간, 비용이 들여야했지만 최근에는 그 차이가 급격히 줄어들고 있기 때문입니다.
ECM의 가장 중요한 목적은 정보의 관리입니다. ECM을 구축하면 해당 정보를 활용할 수 있는 저장소의 역할을 하고, 정보를 활용하기 위해 필요한 중복 투자를 피할 수 있습니다. 하지만 다른 애플리케이션과 활용을 위해서 보안과 표준 인터페이스를 적용하는 것이 중요합니다. 사용과 관리에 따른 정보의 일관성을 제공해야 한다는 점도 구축시 중요하게 고려해야할 사항입니다.
그동안 ECM은 이메일이나 보고서 등 기업에서 업무 관련 콘텐츠를 저장하는 용도로 주로 사용됐습니다. 하지만 최근에는 기업과 관련된 소셜네트워크서비스 관련 자료와 업무 관련 멀티미디어 정보까지 ECM에서 관리해야 할 콘텐츠로 구분되고 있습니다.
또, 일본 지진 등을 통해 정보의 저장 개념이 특정 장소에서 클라우드 공간으로 확대된 것이 특징입니다. 그동안 ECM은 기업내 전산실에 나눠서 보관하거나 IDC에 저장했지만, 일본 지진의 경우처럼 한 지역이 재난을 당해서 정보 저장소가 제 기능을 발휘하지 못할 경우 정보의 지속적인 안정성을 보장할 수 없게 됩니다. 또, 기업 내부에서 검색과 활용이 가능한 범위를 넘어서 인터넷과 다양한 기기를 통해서 활용할 수 있는 모바일화도 빠르게 진행되고 있습니다.
그동안 데이터센터의 전자화와 종이문서의 디지털화를 중심으로 성장해온 ECM은 앞으로 클라우드와 모바일이라는 두가지 축으로 확대될 것으로 보입니다. 하지만 이런 편리한 기능이 추가되면 보안문제가 발생할 수 있고, 안정적인 서비스를 제공할 수 있는지 여부가 중요한 경쟁력이 되기 때문에 관련 시장도 앞으로 지속적으로 확대될 것으로 보입니다.
또, 기존 종이문서를 하드디스크드라이브에 저장한다고 해도 저장 수명이 있기 때문에 지속적인 유지보수 문제가 발생해 기업들에게는 단편적인 수익사업이 아니라 지속적으로 사업을 진행할 수 있다는 장점입니다.
문서의 저장과 관련해서 관련 법규를 통해 중요문서 경우에는 정부와 기업이 의무적으로 보관해야할 기간이 있으며, 저장된 정보를 활용해 회사 내외부 협업 기능을 확대할 수도 있는 등 ECM의 활용성은 높습니다.
국내 ECM 업체 중에는 아이온커뮤니케이션즈, 엑스소프트, 인지소프트, 사이버다임이 대표적이며, 외산업체 중에는 EMC, IBM이 ECM 전문업체로 꼽히고 있습니다.
이형근기자 bass007@
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